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文化委采购业务管理制度

发布日期:2017-10-17
新闻来源:海淀区文化委
作者:海淀区文化委
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(一)各业务部门负责组织、承办的各类会议及事项,需购买奖励物品时应经主管领导审批后报单位主要领导签批,核定有关品种、数量、价格等。一般情况下,物品采购由信息综合部和业务部门共同负责,特殊物品采购经单位主要领导签批后可由相关部门负责。

(二)物品采购完成后,应将购物相关原始凭证履行本单位《预算及支出管理制度》后交财务有关人员。

(三)物品发放完以后,相关责任部门应及时将物品发放签收单交财务。物品管理、发放及制表人不准替代别人签字领物。

(四)对于因各种原因采购物品没有发完的,应交回财务统一保管。财务负责开据收物单(入库单);

(五)禁止各部门私自保存剩余采购物品或未经单位主要领导同意私自超范围发放。

第二节  政府采购业务管理制度

本单位使用财政性资金采购货物、工程和服务,属区政府采购办规定的政府采购项目,必须按区政府采购办“采购目录”的规定或采购限额的规定进行货物、工程或服务的采购。

一、政府采购预算(计划)的编制

1.本单位年度项目经费预算,按区财政局《部门预算》的规定,属于政府采购目录规定的项目,均要按规定的程序和要求在财政专网填报完成本单位政府采购预算(计划)。政府采购的预算编制应与预算的编制同步,不得有意规避政府采购。

2.年度新增专项项目经费或年度预算调整增加项目应进行政府采购的,按区财政局批准、批复的程序和方式以及项目额度进行政府采购。

二、政府采购计划的执行

本单位各项目预算,均要根据本区财政局批复批准各项政府计划执行,采购额度必须严格按照区财政局批准的预算执行,超过预算采购的部分,应写明原因申请经批准追加预算。

三、政府采购的方式

本单位按照计划进行各项政府采购时,必须按照区政府采购办公室要求的定点采购或项目采购(公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等)方式进行;不属于区采购办公布的集中采购目录以内的采购或在集中采购目录内但未达到政府采购标准限额的可以自行采购。

四、政府采购的限额标准

政府采购的限额标准要严格按照区政府采购办批准的标准和额度执行。不得突破标准进行采购。

工程类100万以上;货物及服务类50万以上均要求采用项目采购的方式进行采购。

五、政府采购招标事宜的委托

政府采购项目经区政府采购办批准后,需要与去采购办或财政指定的代理采购机构签订委托代理招标协议,业务科室需向委托方提出采购项目需求的文书资料(即技术需求)。

六、政府采购合同的签约

项目采购招标结束后,应与中标单位签订政府采购合同。应按合同法规定明确本单位与供应商之间的权利与义务。控制好付款节奏,严禁将需要验收的货物或服务在未交货验收前支付全部款项。与供应商签订合同时应遵循平等、自愿的原则。在该原则下应维护本单位的利益。

七、采购合同的报出

采购合同签订生效三日内,应将合同副本一式两份送采购代理机构财政局备案。

八、政府采购合同的履约

在采购合同履行中,部分项目(如增加货物、服务项目)需要调整的,在不变更本合同其他条款的情况下,经区采购办同意可与供应商签订补充合同,但补充合同增加的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。文物修缮有其特殊性,视情况而定。

九、采购原则

本单位的各项支出或政府采购均应遵循质量好、技术含量符合需求、售后服务优质、价格合理的原则进行。

第三节  政府采购项目采购程序

一、立项申报及批复 

财务部门依据年初或追加的政府采购计划向区财政局主管业务科室申报项目立项,在财政局指定的采购代理机构范围内选择采购代理机构。单位业务科室必须按财政局审核批复的《海淀区项目执行通知书》实施政府采购行为。   

二、代理采购工作的委托及技术需求的提交 

1.业务科室依据法律、法规、规章及海淀区政府采购相关管理制度与确认的采购代理机构签订《海淀区政府采购代理采购协议书》,明确双方权利义务、代理范围、出现影响采购公正的违法违规行为、投标人报价均超过采购预算单位不能支付的情形的处理等内容。

2.业务科室在对采购项目的功能需求、技术需求充分论证的基础上,向采购代理机构提交技术需求材料。采购项目的金额、内容等须与财政局预算安排的金额、支出用途等一致。

三、招标(采购)文件的制作及信息公告的发布 

招标(采购)文件由采购代理机构制作完成。业务科室对采购代理机构编制、修改完成后的招标(采购)文件进行最终审阅、确认。

招标(采购)文件经论证后由采购代理机构发布信息公告。 

四、开评标工作的组织

采购代理机构在北京市评标专家库中抽取专家组成评标委员会,依据《政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》等法律、法规及相关规定组织开标、评标工作。 

五、采购结果的确认 

在收到采购代理机构送达的采购结果报告后五个工作日内,确定中标(成交)供应商。 

六、供应商质疑处理 

业务科室应当依据政府采购相关法律、法规的规定受理供应商质疑并及时答复,或者配合采购代理机构答复供应商的质疑。 

七、政府采购合同的签订与备案

业务科室应当在中标、成交通知书发出之日起三十日内,按照采购文件确定的事项与中标供应商签订政府采购合同。合同签订后三个工作日内将合同副本一式两份送采购代理机构和财政局备案。 

八、政府采购合同信息录入及资金支付 

财务人员通过财政专网按照合同付款条款维护合同信息及收款人银行账户信息,其中收款人银行账户名称须与中标供应商名称一致,不一致的,须提交说明并在系统中进行修改,经财政局审核后方可支付。财政专网维护信息通过财政局确认后,业务科室填写《文化委招标项目支付申请单》,财务开具定向支付令,与中标供应商使用支票结算。

九、政府采购项目的验收 

合同履行完毕,业务科室、中标供应商应当对合同履行情况进行验收,大型或者复杂的项目,应邀请国家认可的质量检测机构参加验收,签署验收意见。

工程项目应按照北京市建设工程及其他工程竣工验收备案相关管理要求对项目进行竣工验收。

十、政府采购档案的保存

业务科室、采购代理机构、区财政局依据政府采购管理相关制度进行政府采购档案的归档和保存。

附件:文化委招标项目支付申请单

第四节  政府采购项目档案管理办法

政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录。在管理、组织实施政府采购项目活动中形成的文件材料(文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等),都应归入政府采购项目档案管理,保证档案资料的真实性、完整性。

一、做好政府采购项目档案管理工作,加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理,确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便,严防毁损、散失。

二、政府采购项目档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印。工程项目的设计图纸可根据具体情况确定。

三、政府采购项目合同签订、交付验收完成后,分别按归档内容要求收集、整理、立卷、装订、编制目录,建立健全政府采购项目档案查阅、复制及借阅制度。

四、政府采购项目档案从采购结束之日起至少保存十五年。保管期满的政府采购项目档案,可按档案管理的有关规定销毁。

附件:

1.单位政府采购项目档案目录(公开招标采购方式)

2.单位政府采购项目档案目录(邀请招标采购方式)

3.单位政府采购项目档案目录(竞争性谈判采购方式)

4.海淀区政府采购项目档案目录(询价采购方式)

5.海淀区政府采购项目档案目录(单一来源采购方式)