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文化委合同管理制度

发布日期:2017-10-17
新闻来源:海淀区文化委
作者:海淀区文化委
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合同管理制度应包括合同的授权审批、合同的订立、合同的执行、合同的追踪等。合理设置岗位,确保合同拟定与审核(会审)、合同审核与审批,合同审批与执行,合同执行与合同项目追踪等不相容职务相互分离,加强制约和监督。不得由同一部门或一个人办理合同业务的全过程。

第一节  合同的授权审批

一、文化委应当合理设置岗位,明确合同的授权审批和签署权限,妥善保管和使用合同专用章,严禁未经授权擅自以文化委名义对外签订合同,严禁违规签订担保、投资和借贷合同。

二、文化委应当对合同实施归口管理,建立财会部门与合同归口管理部门沟通协调机制,实现合同管理预算管理、收支管理相结合。

三、文化委应建立严格的经济合同授权审批制度,明确审批人的授权批准方式、权限、程序、责任及相关控制措施,规定经办人员的职责范围和工作要求。

四、授权经办人员(授权委托书)必须按照审批人下达的指令处理相关业务。合同双方谈判时,必须有2人以上参加。

五、明确合同的授权审批和签署权限,妥善保管和使用合同专用章,严禁未经授权擅自以文化委名义对外签订合同,严禁违规签订担保、投资和借贷合同。对擅自对外签订经济合同的部门、部门和个人,文化委将追究相关责任人的责任。

第二节  合同的订立

一、文化委应当加强对合同订立的管理,明确合同订立的范围和条件。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作。谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,应当予以记录并妥善保管。

二、经立项后订立的各项经济合同,由归口管理部门提出,由法定代表人或其委托代理人签订。根据文化委的业务需求,各业务职能部门负责草拟合同文本。

三、办公室负责将合同文本报送律师进行法律审查。

四、经济合同应具备的内容:经济合同标的;数量和质量;价款;履行期限、地点和方式;违约责任;法人代表或法人委托代理人(委托授权书)签章。

五、重大经济事项的经济合同,应组织相关部门和有关专家或有资质的中介机构对合同条款进行审核,并提出建设性意见。

六、通过班子等会议形式的集体决策应有讨论过程的完整记录。

第三节  合同的执行

一、文化委应当对合同履行情况实施有效监控。合同履行过程中,因对方或文化委自身原因导致可能无法按时履行的,应当及时采取应对措施。

二、文化委应当建立合同履行监督审查制度。对合同履行中签订补充合同,或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。

三、严格按照合同约定事项执行。

四、财会部门应当根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理。未按照合同条款履约的,财会部门应当在付款之前向文化委有关负责人报告。

五、有关合同款项的资金拨付,按资金审批权限审批。

第四节  合同的追踪管理

一、指派相关人员负责落实协议、合同、文件有关条款的执行,监督和记录执行过程中产生的偏差,发现异常情况,应及时上报有关部门及领导。

二、办公室对合同对方当事人的履约情况进行监督,及时通告有关职能部门,并将监督检查结果定期向文化委领导报告。

三、对违反合同及相关规定造成严重损失的,应追究相关责任人责任。

四、合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理,定期对合同进行统计、分类和归档,详细登记合同的订立、履行和变更情况,实行对合同的全过程管理。与文化委经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据。

五、文化委应当加强合同信息安全保密工作,未经批准,不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。

六、文化委应当加强对合同纠纷的管理。合同发生纠纷的,文化委应当在规定时效内与对方协商谈判。合同纠纷协商一致的,双方应当签订书面协议;合同纠纷经协商无法解决的,经办人员应向文化委有关负责人报告,并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。